Robotic Process Automation: Befreit eure Mitarbeiter von hirnlosen To-dos
Ellenlange Formulare ausfüllen, Tonnen von Daten einpflegen, monatliche Reports erstellen: Wenn Software-Programme solche wiederkehrenden Geschäftsprozesse automatisieren, spricht man von Robotic Process Automation (RPA). Was diese Software-Technologie kann und warum ich sie ausdrücklich begrüße, lest ihr hier.
Euer Blogger hat in Unternehmen aller Größenordnungen gearbeitet, von der Kleinst-Agentur bis zum Konzern: Was mich überall den Kopf schütteln ließ, waren die vielen stumpfsinnigen, eindimensionalen und eintönigen Routine-Tätigkeiten, die sich Mitarbeiter*innen immer und immer wieder aufhalsen mussten:
➤ monotones Ausfüllen von Formularen
➤ eintönige Contentpflege-Tätigkeiten auf Websites
➤ ermüdende Datenpflege in ERP- und CRM-Systemen
➤ Excel-Orgien in allen erdenklichen Varianten
Sisyphos-Tasks, die – quelle surprise – gerne den Frischlingen zugeschoben wurden ("Gib das mal dem/der Neuen").
Meine Meinung: Keine Menschenseele sollte sich mit stupiden
Und-täglich-grüßt-das-Murmeltier-Geschäftsprozessen quälen müssen. Gebt sie einer Maschine.
Was ist Robotic Process Automation (RPA)?
RPA ist eine Software, die Anwendungen über dieselbe Benutzeroberfläche bedient wie menschliche Nutzer.
Folgendes kann Robotic Process Automation übernehmen:
- Daten auslesen, kopieren und einfügen
- Daten aus verschiedenen Systemen verarbeiten
- Eingabemasken und Formulare befüllen
- Berechnungen durchführen
- E-Mails öffnen, untersuchen und versenden
- Strukturierte Dokumente lesen
- Reports erstellen
- auf Websites zugreifen
- Tickets bearbeiten
- und einiges mehr
Was RPA von gängigen Excel-Makros unterscheidet: Erstere können mit einer
komplexeren Logik operieren und in verschiedenen
Applikationen arbeiten. Hierfür müssen sie nicht auf Datenbanken oder
Schnittstellen zugreifen.
Arbeitet Robotic Process Automation mit Künstlicher Intelligenz?
RPA kann, muss aber nicht KI-basiert arbeiten. Soll das RPA-Programm nach den immer gleichen Bearbeitungsregeln vorgehen, braucht es keine KI. Soll es jedoch diese Regeln eigenständig erweitern und mit weniger strukturierten To-dos klarkommen, bietet es sich an, maschinelles Lernen einzusetzen.
Welche Arten von Robotic Process Automation gibt es?
1. Attended RPA (beaufsichtigt):
➤ Das RPA-Programm unterstützt den Mitarbeiter.
➤ Beispiel Rechnungseingang: Die Rechnung erreicht die Buchhaltung als PDF-Anhang in einer E-Mail. Der RPA-Bot liest die Daten ein und erfasst sie im ERP-System.
➤ In einem weiteren Schritt ordnet der Bot die Zahlung an. Kann das
RPA-Programm die Rechnung keiner Bestellung zuordnen, informiert es einen
Mitarbeiter.
2. Unattended RPA (unbeaufsichtigt):
➤ Das RPA-Programm automatisiert eine Aufgabe komplett eigenständig.
➤ Unattended RPA eignet sich für regelbasierte Prozessaufgaben, die häufig
auftreten und umfangreich ausfallen.
3. Cognitive Process Automation (CPA):
➤ Anders als Attended und Unattended RPA beruht CPA auf Künstlicher Intelligenz.
➤ Einsatzgebiete sind unstrukturierte Aufgaben, die eine Lernfähigkeit erfordern.
➤ CPA nutzt maschinelles Lernen, um Inhalte eingehender Dokumente zu verstehen.
➤ Bei Ungereimtheiten (z. B. Betragsunterschiede bei Rechnungen) entscheidet
der Bot selbständig, wie der Prozess weitergeführt wird.
Warum RPA eine große Chance für Unternehmen ist
Wie eingangs erwähnt: Ob kleine Agentur, Mittelständler oder Konzern – bei all meinen beruflichen Stationen begegneten mir händisch zu erledigende Prozesse, die als menschliches To-do eine Beleidigung der angestellten Fachkräfte darstellten. Stupide, monotone, eintönige Routine-Tätigkeiten, bei denen das Hirn irgendwann abschaltet und die Motivationskurve ins Bodenlose kracht.
Fachkräfte sind in Unternehmen angestellt, um wertschöpfend zu arbeiten. Das repetitiv-stumpfsinnige Ausfüllen von Dokumenten oder Befüllen von Benutzeroberflächen kann nicht dazugehören.
Je stärker solche verschwenderischen (= nicht wertschöpfenden) Tätigkeiten automatisiert werden können, desto stärker können sich Fachkräfte wertschöpfenden Tätigkeiten widmen.
Die Autoren Appelfeller und Feldmann (siehe Buchtipp unten) nennen ein eindrückliches Beispiel:
➤ Ein Versicherungsunternehmen erhält jährlich rund 20.000 Versicherungsanträge in Papierform.
➤ Daraus müssen mehr als 60 Parameter manuell in Backoffice-Systeme übertragen werden.
➤ Die Prozessoptimierung sah vor, dies künftig via RPA so weit wie möglich automatisiert erledigen zu lassen.
➤ Ergebnis: Der manuelle Eingabeaufwand reduzierte sich um 50 Prozent, die Durchlaufzeit von Anträgen um 40 Prozent.
Was hier im Großen geschildert wird, funktioniert auch im Kleinen: RPA kann
immens entlasten, sei es im Backoffice, im Rechnungswesen, im Einkauf, im Marketing oder in der
Personalabteilung.
Robotic Process Automation: Erst der Prozess, dann die Automatisierung
Automatisiert ihr mittels RPA einen mangelhaften Prozess, bekommt ihr einen automatisiert mangelhaften Prozess. Heißt: Bevor Unternehmen RPA einsetzen, müssen sie die bislang händisch ablaufenden Prozesse optimieren.
Oder mit den Worten des deutschen Managers Thorsten Dirks (Telefónica Deutschland, Deutschen Lufthansa, Deutsche Glasfaser Holding):
"Wenn Sie einen Sch**ßprozess digitalisieren, dann haben Sie einen
digitalen Sch**ßprozess."
Robotic Process Automation: Anbieter auf einen Blick
Anbei eine Auswahl einiger RPA-Lösungen, die in diversen Bestenlisten genannt werden:
Tut eurem Unternehmen und vor allem euren Mitarbeitern*innen einen Gefallen: Automatisiert stupide Geschäftsprozesse und ermöglicht es so euren Leuten, für das zu brennen, was Wert schöpft.
Was RPA in der Praxis kann, erklärt die Digitale Verwaltung Schweiz sehr charmant in rund 2
Minuten in diesem Video:
Quelle & Link-Tipp:
- Appelfeller, Feldmann: Die digitale Transformation des Unternehmens, Springer Gabler, 2023
- Digitale Transformation in der Praxis: Die Unternehmensprozesse
- Marketing-Automation: Die Chancen – die Tools – die Risiken
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